چگونگی یک ارتباط خوب با مشتری

ما در این مقاله از کمک وردپرس میخواهیم به چگونگی یک ارتباط خوب با مشتری بپردازیم..

برقراری ارتباط با دیگران یک هنر می باشد و استفاده کردن از این هنر برای رشد و پیشرفت اهداف و همچنین نحوه ی برخورد با مشتری بسیار تاثیر گذار می باش، هیچ چیزی همانند یک صحبت دلنشین نمی تواند رضایت مشتریان را در طولانی مدت حفظ نماید.

داشتن یک پشتیبانی وردپرس خوب میتواند وبسایت وردپرسی شمارو در بخش پشتیبانی و پاسخ دهدی هدفمند کنه .

موقعی که شما با صبر و حوصله و با استفاده از روش های خاصی اطلاعات را به مشتری انتقال می دهید ، بازدهی بسیار خوبی را در کسب‌ و‌ کار خود مشاهده خواهید نمود.

به این موضوع اطمینان داشته باشید که این بازدهی به مراتب بهتر از ارائه کوپن‌های تخفیف و لوگوی جدید وب‌ سایت‌تان می باشد . همانطور که پیش‌تر اشاره نمودید ارائه خدمات مناسب به کاربران، یکی از عوامل اصلی موفقیت شما می باشد و نحوه برخورد صحیح با مشتری نیز یکی از فاکتورهای اصلی ارائه خدمات خوب به مشتری است.

اولین اصل در ارائه خدمات به مشتریان این است که با انسان‌ها، مانند یک انسان برخورد کنید. در حقیقت، معنی این اصل، همان جمله‌ی معروفی است که می‌گوید: “با دیگران همانطور برخورد کن که دوست داری با تو برخورد شود!”. اگر این اصل را در ذهن خود و کارکنان مجموعه‌تان جا بیاندازید، مطمئن باشید که به نتایج بسیار خوبی دست می‌یابید.

آموزش برخورد با مشتری یا چگونه با مشتری صحبت کنیم؟

اولین اصل در ارائه خدمات به مشتریان و یک پشتیبانی خیلی مناسب این است که با مشتریان خیلی مودبانه صحبت کنیم ،در واقع به این مغنی می باشد که ، همان جمله‌ی معروفی است که می‌گوید: “با دیگران همانطور برخورد کن که دوست داری با تو برخورد شود”. زمانی که شما رعایت این موضوع را به کارکنان تایید نماید، اطمینان داشته باشید که به نتایج بسیار مناسبی دست می‌یابید.

ما در این مقاله قصد داریم در مورد نحوه‌ برخورد با مشتری‌ و چگونگی یک ارتباط خوب با مشتری اشاره نمایم. در این نوشتار خواهید اموخت که چگونه می‌توان با یک مکالمه‌ی مفید، بهترین نتیجه را در کسب‌و‌کار بدست آورد، همچنین، به شما می گوییم که چگونه باید به سوالات آن‌ها پاسخ داده و مشکلاتشان را برطرف نماید .

3 بخشی که در این مقاله ذکر شده است که هر بخش دارای نکات اساسی در خصوص نحوه ارتباط با مشتری می باشد :

• انتخاب لحن مناسب و حفظ لحن مکالمه در زمان ارتباط با مشتری : یک لحن خاص برای صحبت کردن با مشتریان خود در نظر داشته باشید و سعی نماید که به کارکنان خود بفهمانید که همیشه از این لحن برای تمام مکالمات خود استفاده نمایند .
• مدیریت کردن ارتباطات سخت و دشوار: گاهی اوقات این امکان وجود دارد که بخواهید خبر بدی را به مشتریان خود انتقال نماید، در این هنگام باید اطلاع داشته باشید که با چه روش‌هایی می‌توانید مشتریان را خوشحال و راضی نماید .
• خوشحال کردن مشتریان : نکات ریز و اضافی که شاید در نگاه اول چندان مهم نباشد، اما به شدت در خوشحال کردن مشتریان تاثیر خواهد داشت .

انتخاب لحن مناسب و حفظ لحن مکالمه در زمان ارتباط با مشتری:

همان گونه که برای تیم پشتیبانی خود لحن خاصی را در نظر گرفته اید ، بهتر می باشد معیارهایی خاصی را هم برای مکالمات‌شان با اشخاص در نظر داشته باشید، این کار باعث می‌شود کارکنان تیم پشتیبانی‌تان نه تنها به لحن مورد نظرتان دست پیدا نمایند ، بلکه مشتریان شما نیز دیگر بر این باور نمی باشند کهن که از روی یک متنِ آماده به آن‌ها پاسخ داده می‌شود.

با لحن کمثبت ارتباط برقرار کردند :

ارتباط برقرار کردند با لحن مثبت مکالمه را به سمت جلو پیش خواهد برد و از سوء تفاهم‌های احتمالی جلوگیری می نماید. کلماتی مانند نتوانستن، نشدن و باید بار منفی در پی خواهند داشت و بهتر می باشد در زمان صحبت با مشتری از آن‌ها استفاده نکنید.

این موضوع را در نظر داشته باشید که برای مشکلات خوب فکر کنید سریع و بدون فکر کردند تصمیم نگیرید .

به موقوع پاسخ دادن :

این موضوع درست می باشد که شما به عنوان یک پشتیبانی سایت می‌توانید پیغام های مشتریان را ویرایش نماید، با نام خودشان ثبت کنید وحتی در صورتی که اگر مشکلی داشته باشند آن را در 30 ثانیه برطرف نماید ، اما همین موضوع امکان دارد باعث شود برخی مشتریان فکر کنند که حتی پیام‌هایشان خوانده نخواهد شد! گاهی اوقات لازم است، برای پاسخ به برخی سوالات مشتریان چند دقیقه صبر کنیم .

اگر فکر می کنید یک مشتری کارش با زمان بیشتری همراه بوده و صبرش تمام شده است پاسخ به پیام های آن را در الویت قرار دهید

نام مشتری خود را ذکر کنید :

از اصلی ترین موارد در چگونگی یک ارتباط خوب با مشتری  ،ارتباط اولیه با مشتری می باشد ، نام او را ذکر نکنید، زمان بسیار مناسبی برای استفاده از روانشناسی فروش را از دست می دهید . فرصتی که می‌تواند به سود شما باشد. نویسنده و سخنران معروف دیل کارنگی (Dale Carnegie)، همواره به خوانندگان خود یادآوری می نماید که:

نام هر انسانی برای خودش، زیباترین، مهم‌ترین و شیرین‌ترین صدای موجود در تمام زبان‌ها خواهد بود

روان شناسان این موضوع را تأیید کردند که مشتریان دوست دارند نام خود را از زبان کارشناس پشتیبانی بشوند. این کار تأثیر بسیار زیادی روی روحیه‌ی آن‌ها خواهد گذاشت . از همین رو باید بدانید که نام آن‌ها را صحیح تلفظ نماید یا از همان روش املایی خودشان استفاده نماید . برخی از افراد روی این موضوع حساسیت نشان می دهند . بنابراین در به کار بردن نام افراد دقت نماید.

مانند خودشان صحبت نمابد :

صحبت کردن مشتریان نشان دهنده این است که شما در طرف آن‌ها قرار خواهید داشت . برای مثال اگر یک مشتری با لحن رسمی صحبت نماید شما نیز همین کار را انجام دهید. اما اگر آن‌ها خیلی راحت و صمیمی صحبت کنند شما هم همانند آنها صحبت می کنید .

به این نکته توجه کنید که در صورتی که با عصبانیت صحبت مب کنند با آنها به صورت جدی صحبت کنید و زمانی که مشتریان هیجان زده و با ذوغ صحبت می کنند با آنها با انرژی ارتباط برقرار کنید ، استفاده از لحن مشابه ارتباط عمیق‌تری میان شما و مشتری برقرار می نماید.

یک راهنمای پشتیبانی ایجاد کنید:

یک فایل ایجاد نماید و موضوعاتی که احساس می کنید راهنمایی به احتیاج دارند را در آن یادداشت نماید. سپس این فایل را در اختیار اعضای تیم پشتیبانی بگذارید .

در زمانی که ، شما باید در این فایل تمام بایدها و نبایدهای کسب‌و‌کار خود را ذکر نمیاد تا تیم پشتیبانی راحت‌تر بتواند مشتری‌ها را راهنمایی نماید . برای مثال بگویید که بهتر است از چه جملاتی استفاده کنند، شماره‌های تماس را چگونه باید بنویسند یا حتی با چه لحنی با مشتریان صحبت نمیاد .

سوالات اصلی را فهرست نماید:

از موارد دیگر در چگونگی یک ارتباط خوب با مشتری که باید به دقت داشت این ایست که در برخی از مواقع مشتریان سوالات تکراری را می پرسند  از همین رو ، لازم است که پاسخ سوال‌های متداول را یادداشت نماید و در اختیار اعضای تیم پشتیبانی قرار بگذارید . این کار باعث می شود در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند. همچنین، این شرایط فراهم می شود که مشتری‌ها زودتر به جواب خود دست یابند.

بررسی و تحلیل پاسخ اعضای تیم پشتیبانی :

اگر شما شرکت بزرگی را دارید و در میان مشتری‌ها از محبوبیت برخوردار می باشد ، هرگز نباید اعتبار خود را زیر سوال ببرید . افرادی که از سابقه کار در تیم پشتیبانی برخوردار نمی باشند و نمی‌دانند که چگونه با مشتری ارتباط برقرار نمایند را به حال خود رها نکنید. سعی نماید ۱ یا تعدادی متخصص را برای نظارت بر کار افراد مبتدی قرار دهید.

هیچ وقت در پایان صحبت با مشتری، او را تنها نگذارید. بلکه از آن‌ها بخواهید هر سوالی که دارند را با شما در میان بگذارند . برای مثال در پایان مکالمه به مشتری بگویید که :

اگر مشکل دیگری هم وجود دارد به من بگویید تا با کمال میل آن را برطرف نمایم .

برای مشتری خود راهنما باشید :

هدف شما برای ارتباط با مشتری فقط صحبت کردن نباشد، مسیر را نشان دهید! در برخی از موارد به جای آنکه توضیحات خود را برای مشتری تایپ نماید ، آن را به صورت ویدئویی ضبط نماید و مراحل انجام کار را به او نشان دهید

نرم افزارهای متفاوتی وجود دارد که برای شما این شرایط را فراهم می کنند که از دسکتاپ خود فیلم بگیرید. این کار هم راحت‌تر است و هم مشتری را بهتر راهنمایی می‌کند.

خیلی واضح با مشتری صحبت کنید:

در صورتی که پشتیبان سایت به صورت تلفنی با مشتریان ارتباط برقرار می کند ،باید این موضوع را در نظر داشته باشند که اصلا نباید در کار خود عجله کند و کلمات را واضح و شمرده بیان نمایند . اگر با مشتری‌های خود از طریق ایمیل در ارتباط می باشید ،لازم است که جملات ساده و کوتاه بیان کنید.

سعی کنید از عباراتی مانند باید، حتماً، در حقیقت یا اصطلاحات تخصصی استفاده نکنید . دستورالعمل‌های ساده نویسی را مطالعه نماید و متن خود را از روی آن‌ها بنویسید.

ارتباط برقرار کردند با مشتری خارجی :

از موارد مورد توجه چگونگی یک ارتباط خوب با مشتری برقرار کنیم در خصوص افراد و مشتریان خارجی می باشد، گاهی اوقات یک برند محصولات خود را در سطوح بین‌المللی عرضه می نماید. در همچین مواقع و شرایطی ، باید این امکان وجود داشته باشد که برقراری ارتباط با افراد خارجی را نیز فراهم نماید، زمانی که یک فرد غیر فارسی‌زبان سعی نماید از خدمات شما استفاده کند.

تلاش کنید با زبان ساده و با کمک ابزارهایی مانند Google Translate با او ارتباط برقرار نماید، بهتر است از اصطلاحات پیچیده در گفتگوی خود استفاده نکنید . از همین رو ، برای راهنمایی دقیق‌تر، لازم است از تصاویر و اینفوگرافیک‌ها کمک بگیرید.

دقت کردند به پایان مکالمات :

همیشه در این تلاش باشید که در مکالمات خود طوری نیازهای مشتری را برطرف نماید که در پایان مکالمه، جمله‌ی “خب خیلی ممنونم من دیگر مشکلی ندارم” را از زبانش بشنوید.

امیدواریم در این مقاله از سری مقالات کمک وردپرس توانسته رضایت شما را جلب کنیم به امید موفقعیت و سربلندی برای تمام کاربران..